La conservazione sostitutiva: mantenere i documenti nell’era digitale

La conservazione documentale è una procedura che permette di mantenere la validità di tutte le fatture elettroniche emesse nel tempo. Principalmente si tratta di un procedimento di natura informatica che ha la stessa validità del formato cartaceo, anche se le fatture sono reperibili più facilmente e velocemente.
A seguito dell’introduzione delle nuove normative sulla conservazione sostitutiva, il documento informatico acquista a tutti gli effetti un valore fiscale e anche legale. Negli ultimi anni anche in Italia è aumentato l’interesse per il Document Management e questo è dovuto sicuramente all’introduzione di tutti quei sistemi informataci che emettono documenti considerati a valore fiscale.
La digitalizzazione dei processi (supportata da Savino Solution) è senza dubbio un grande vantaggio per le aziende, permette di avere ogni singolo documento archiviato in una cartella sul proprio pc o su un drive esterno, ciò vuol dire che non si avranno più pile di fogli sulla propria scrivania. La tecnologia sta facendo molti passi in avanti e permette anche la firma digitale e la marca da bollo telematica, per cui si può anche datare il documento digitale che viene prodotto.

Come si fa la conservazione elettronica

Tuttavia la conservazione elettronica non è semplicissima da mettere in atto, possono esserci dei procedimenti sofisticati per chi non ha dimistichezza con la tecnologia. Perbgarantire autenticità, integrità e affidabilità dei documenti per la conservazione digitale, bisogna seguire 3 fasi: il versamento, archivizione e distribuzione.
Innanzitutto i documenti devono essere prodotti in formato digitale e devono essere consegnati al responsabile della conservazione come sottoforma di pacchetto. Il responsabile lo prende in carico e se risulta idoneo lo manderà al produttore del documento.
Il responsabile della conservazione deve poi avviare il processo di conservazione e genera il pacchetto di achiviazione con firma e marca temporale.
Infine viene generato un pacchetto per una richiesta specifica. Ogni azienda se vuole affidarsi alla conservazione sostitutiva deve nominare un responsabile, che può essere esterno o interno, che si occupa della privacy e anche del mantenimento di tutti i documenti. Infatti il processo di conservazione dei dati a norma generalmente è prodotto da operatori privati certificati che possono essere facilmente reperibili tramite internet.
Savino Solution è sicuramente un ottimo supporto per le aziende, liberarsi da kg e kg di carta e abbattere tutti i costi di stampa non è mai stato così semplice.

Il futuro della conservazione sostitutiva

Dematerializzare i processi documentali è un’azione che ha l’obiettivo di voler trasformare il cartaceo in digitale a norma di legge e con un valore giuridico. Il punto di partenza è la scannerizzaizone di tutti i documentie dopodichè occorre creare un sistema di archiviazione sicuro che non arrechi alcuna perdita di tempo. La digitalizzazione porta numerosi vantaggi a tutte le aziende che siano pubbliche o private, ad oggi è un grande investimento per chi vuol semplificare i procedimenti obsoleti.
La conservazione sostitutiva inoltre permette anche la condivisione rapida di tutte le informazioni, mantenendo comunque integro il formato. Si evita di stampare tantissimi fogli, si ha la sicurezza che i documenti arrivino al destinatario perchè vi è la possibilità di ricevere le notifiche di ricezione, inoltre anche i processi amministrativi sono automatizzati. Con la conservazione sostitutiva si può risparmiare molto tempo da dedicare ad alte attività legate alla produttività.
In conclusione, il nostro paese ogni giorno fa passi in avanti sull’argomento e questo sta diventando un punto di forza delle aziende italiane. Savino Solution offre innumerevoli servizi tra cui la conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti aziendali.